Posso terceirizar profissionais técnicos e especialistas?

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As empresas sempre procuram a maior eficiência e produtividade possíveis para conquistar a melhoria de seus resultados e, assim, manter negócios sempre competitivos e com perspectivas de crescimento contínuo. Por isso, contratar BackOffice vem se tornando uma alternativa eficaz para as empresas evoluírem rapidamente seus processos. E é sobre isso que vamos falar nesse artigo.

Empresas que têm um direcionamento de sustentabilidade de suas atividades, continuamente reavaliam seus processos, visando aperfeiçoamento e a quebra de paradigmas, para se manter competitivas, com diferenciais de gestão e governança.

Dentre as muitas mudanças necessárias, aquelas que envolvem reavaliações contínuas de seus gastos com pessoal são uma preocupação bastante importante.

Isso ocorre, pois esses custos são normalmente elevados e as exigências de qualificações constantes elevam as necessidades de investimento em educação permanente e adaptações a novas tecnologias e processos.

Tais fatores acabam exigindo maior esforço por parte dos gestores para conseguir manter um quadro de pessoal adequado e com a garantia de trazer inovações constantes. Isso sem deixar de lado a manutenção de controles e até mesmo custos adicionais para estruturar um quadro de pessoal próprio. Evidentemente, tudo isso impacta diretamente em seus resultados.

Nesse contexto, as empresas têm cada vez mais optado por contratar BackOffice e contar com uma estrutura de controles qualificada e com exigências a ser cumpridas, eliminando vários custos e riscos inerentes, minimizados quando se usa um BackOffice terceirizado.

Muitos outros benefícios são identificados ao contratar BackOffice. Isso é o que vamos ver nesse artigo, sendo abordadas ao longo desse texto as situações possíveis a serem atendidas por um BackOffice de terceiros, inclusive para atender a prestação de serviços de pessoal técnico e especializado.

É possível terceirizar funções de especialistas?

Para entender corretamente como, na atualidade, a decisão de contratar BackOffice está muito mais segura, é preciso entender que o BackOffice é uma área presente em qualquer empresa; não somente em atividades de relacionamento com clientes.

Qualquer tipo de serviço de suporte ao fluxo de operações de uma empresa estará considerado dentro desse conceito. Assim, BackOffice contempla as atividades mais amplas que se possa compreender num modelo de gestão e de processos.

Importante ressaltar que contratar BackOffice apresenta uma série de especificidades por estar vinculada a atividades meio e de apoio, mas isso sofreu uma grande alteração após o ano de 2017. Esse foi o momento em que se ampliaram as possibilidades de organização das relações de trabalho, através da Lei 13,429/17. O termo estabeleceu novas diretrizes sobre as possibilidades de contratações de pessoal ou empresas para atividades meio e fim.

Cabe esclarecer que:

Atividades meio são aquelas de apoio;
Atividades fim são as que estão relacionadas diretamente ao core business da empresa, fundamentais para que as operações possam ser realizadas.

Essa Lei permitiu, a partir de sua promulgação, a inclusão de também efetuar a contratação de atividades fim através de terceiros, colaborando para que as contratantes pudessem realizar ajustes em suas estruturas e de readequação e redução de custos com pessoal.

Dessa forma, é possível ampliar as possibilidades de contratar BackOffice, de forma segura e com menos riscos, com apenas uma exceção que está relacionada as atividades de vigilância e transporte de valores, que não podem ser feitas através de empresas terceirizadas, por ser previstas especificamente na Consolidação das Leis do Trabalho – CLT.

O que mudou com o novo cenário?

Com essa mudança, os serviços especializados e técnicos puderam ser incluídos em um BackOffice externo e que traz diversos benefícios às empresas que contam com esse tipo de parceria.

As empresas podem definir estrategicamente aquelas funções que são mais interessantes de ser mantidas sob a forma de contratação direta ou indireta. Por essa razão, existem mais possibilidades de se efetuar uma gestão de processos mais adequada e com maior liberdade de escolha.

Em que momento uma empresa deve contratar serviços e não manter funcionários próprios?

A gestão de uma empresa deve considerar todos os aspectos de melhorias de:

Processos;
Controles;
Segurança;
Qualidade;
Acompanhamento de riscos;
Acompanhamento de resultados;
Avaliação de estruturas;
Redução de custos.

Dentro dessa missão, é preciso reavaliar permanentemente todos os assuntos relacionados à eficiência, eficácia e a busca da melhoria de seus resultados, relacionados ao quadro de pessoal próprio e dos indicadores de desempenho de empregados e empresas terceirizadas. Isso deve ser feito para avaliar sempre se os modelos existentes estão atendendo as expectativas e o planejamento definido.

Com base nesse conceito – que qualquer empresa deve seguir, independente do porte ou segmento de atuação – a revisão da estrutura de pessoal é uma necessidade. Por isso, deve ser avaliada de maneira adequada, considerando todos os fatores relacionados a essa estrutura. Tudo isso é essencial para avaliar a possibilidade de manter, reduzir, realocar ou mesmo contratar BackOffice, em substituição a um BackOffice próprio.

Fatores essenciais da contratação do BackOffice

Nesse processo, é importante levar em conta alguns fatores essenciais para a tomada de decisão quanto a manter um BackOffice próprio ou optar por contratar BackOffice, como vemos a seguir:

Avaliar o tamanho da estrutura própria;
Identificar as funções que exigem maior capacitação técnica e especializada;
Identificar as dificuldades de reposição dessa mão de obra;
Apurar os custos com a manutenção da estrutura interna;
Identificar os gastos com treinamento para manter a qualificação da equipe;
Apurar os indicadores de desempenho e cumprimento de metas dos empregados;
Verificar os custos adicionais para manter toda a estrutura.

Relacionamos os principais fatores que permitem suportar uma tomada de decisão mais adequada e assim poder definir o momento correto e quais atividades podem ser submetidas a um processo adequado e com segurança para contratar BackOffice para sua empresa.

Que especialidades técnicas podem ser terceirizadas?

Conforme mencionamos o marco na avaliação das possibilidades de terceirização de atividades e assim contratar BackOffice como a mudança na legislação no ano de 2017.

Até essa data, a terceirização ficava condicionada a diversos fatores e as empresas acabavam tendo de lidar com riscos trabalhistas e legais. Por isso, ocorria um conservadorismo maior em considerar a terceirização de certas atividades e profissionais relacionados a elas.

Nesses casos, BackOffice era mantido por pessoal próprio. Somente se considerava contratar BackOffice para atividades de apoio como limpeza e segurança; além de alguns serviços relacionados à Tecnologia da Informação, onde ocorre, na maior parte das vezes, a terceirização da atividade de desenvolvimento e apoio.

Atualmente, as possibilidades de manter um BackOffice próprio ficaram mais adequadas, devido à liberdade de estabelecer avaliações mais apropriadas e a possibilidade de contratar BackOffice com segurança para abrigar uma grande variedade de profissionais.

As principais especialidades técnicas para terceirizar:

Peritos em análises técnicas em campo, como os profissionais que executam vistorias para seguradoras e outras;
Engenheiros;
Professores;
Médicos;
Advogados;
Técnicos de manutenção;
Arquitetos;
Técnicos em armazenagem e movimentação interna de produtos;
Técnicos e especialistas em Recursos Humanos;
Especialistas e técnicos tributários e fiscais;
Técnicos em contabilidade.

Importante sempre avaliar o custo-benefício de contratar BackOffice, pois as vantagens são bastante grandes, mas, muitas vezes, os fatores específicos de cada empresa direcionam a avaliar que certas atividades devam ser mantidas com uma contratação de pessoal interno.

Essa decisão deve sempre ser considerada, levando em conta um amplo cenário e as vantagens advindas ao contratar BackOffice que são inegavelmente significativas e podem contribuir com a melhoria dos resultados da empresa e manter os melhores padrões de gestão e eficiência para garantir seu crescimento.

Os benefícios estratégicos na terceirização de profissionais técnicos e especialistas

Ao contratar BackOffice, vários são os benefícios relacionados à estruturação do quadro de pessoal próprio. Por exemplo, objetivando-se trabalhar com melhores recursos humanos e há redução de riscos trabalhistas.

Porém, existem benefícios estratégicos na terceirização de profissionais técnicos e especialistas que também devem ser considerados e que demonstraremos a seguir:

Permite aos gestores focarem em assuntos relacionados à estratégia dos negócios, reduzindo preocupações com pessoal e priorizando a condução de decisões gerenciais estratégicas e de crescimento do negócio;
Redirecionamento de aspectos de investimentos mais focados em melhorias de processos e controles, devido à redução de gastos com pessoal;
Maior previsibilidade na gestão dos recursos financeiros;
Aumentar a performance da empresa;
Melhoria do custo-benefício, por redução de gastos com contratação de pessoal próprio e todos os custos envolvidos na manutenção dos quadros da empresa e com os controles;
Eliminação da preocupação com o processo de identificação de talentos e possibilidade de voltar esforços para o time próprio, melhorando os programas de formação de sucessores;
Maior possibilidade de obter ganhos de escala com a troca de informações sobre modelos de gestão de processos e pessoas, que podem ser úteis para a melhoria contínua dos processos da empresa;
Ter uma estrutura enxuta e com menos chances de conflitos e maior foco em resultados, em um ambiente adaptado às necessidades de buscar maiores resultados em menos tempo;
Redução das despesas com instalações e infraestrutura de equipamentos em relação a manter pessoal próprio;
Reduzem-se as possibilidades de riscos trabalhistas, pois a ação é sobre os controles adequados da empresa de BackOffice;
Obtenção de maior qualidade de informações por contar com profissionais de nível mais alto, sem a necessidade de investir em seus treinamentos;
Manutenção do fluxo de informações sem a necessidade de investir em recolocação de empregados;
Aumento de produtividade com ganhos de competitividade e qualidade;
Impacto em demais áreas como RH, aumentando a possibilidade de melhorar a gestão dessa área.

Benefícios de contratar BackOffice

São diversas as possibilidades de ganhos estratégicos para as empresas que consideram e seguem em seus processos de contratar BackOffice de pessoal especializado e técnico.

Tais decisões podem agregar muito conhecimento e valor a uma empresa que deseja se posicionar efetivamente e forma contínua no mercado cada vez mais competitivo e cuja concorrência sempre provoca a necessidade de revisão de modelos e novas estratégias de negócios.

Porém, torna-se importante criar formas de acompanhar os trabalhos e o cumprimento das metas da empresa de BackOffice, para atestar que os serviços estão sendo adequadamente realizados e a qualidade mantida de maneira correta.

Efetuar reuniões periódicas e que possam auxiliar o acompanhamento de performance são fundamentais para contribuir com o êxito da parceria entre as empresas contratantes e a prestadora de serviço.

Considerações finais sobre contratar BackOffice

Os profissionais que compõem um BackOffice de qualidade devem ser especializados em suas atividades e formação técnica ou superior, para retornarem com resultados efetivos para as empresas que contam com seus serviços.

Porém, para manter um quadro com qualificação adequada e que possa se atualizar em:

Novas tecnologias;
Modelos de gestão;
Inovações tecnológicas;
Trabalhar com uma visão de negócios.

Por essa razão, as empresas devem investir em treinamentos e custos mais elevados, além das incertezas quanto a manter profissionais desse tipo por maiores períodos de contratação.

Afinal, há risco de se expor a empresa a perdas inesperadas dessa mão de obra qualificada, comprometendo seus processos, muitas vezes com prejuízos bastante consideráveis.

Ao contratar BackOffice, certamente a empresa terá muitos benefícios e não estará sujeita a esse tipo de risco, bem ao contrário: conseguirá estruturar ganhos de resultado, ao mesmo tempo em que mantém o nível de qualidade profissional sempre adequado e ainda pode contar com essa qualificação sem preocupações quanto a ausências e substituições de pessoas.

De olho na legislação!

Importante considerar também que a legislação contribuiu para reduzir os riscos em contratações desse tipo e possibilitou maior liberdade de decisão para as empresas.

Portanto, no caso de decidir por contratar BackOffice o ideal é contar com uma parceria de uma empresa de qualidade e que tenha experiência em fornecer esse tipo de serviço, garantindo a satisfação dos seus clientes e agregando valor ao negócio.

A Maxx Service Performance pode auxiliar sua empresa nesse processo, pois possui uma experiência consolidada no mercado e trabalha com os melhores recursos humanos e com qualificação e treinamento contínuo para garantir a atualização do conhecimento e total atenção em sua prestação de serviços. Mantenha contato conosco e veja como podemos auxiliar no processo de contratar BackOffice. Acesse nosso endereço e esclareça todas as suas dúvidas, além de conhecer mais sobre nossos cases.

Posso terceirizar profissionais técnicos e especialistas?

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