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O gerenciamento de contratos é uma tarefa administrativa muito importante para garantir que a empresa esteja de acordo com a lei em todos os sentidos. Além disso, é uma forma de identificar oportunidades e eliminar custos desnecessários, especialmente quanto aos prestadores de serviço.
O gestor desses documentos é responsável por analisar os itens e procurar erros, além de buscar formas de otimizar o processo. Trata-se de uma etapa muito estratégica para o empreendimento. Em vista disso, veja o que você deve saber sobre gerenciamento de contratos de prestadores de serviços e como otimizá-lo!
1. Garanta que os documentos estejam adequados
O gerenciamento só poderá ser efetivo se os contratos forem firmados do jeito certo inicialmente. Qualquer documentação que esteja fora dos padrões legais trará dificuldades no futuro e aumentará as chances de a empresa sofrer com multas e sanções.
Para lidar com isso, o ideal é elaborar um modelo com os principais elementos que devem estar presentes, como:
- partes envolvidas;
- serviços que serão prestados;
- obrigações e direitos das partes;
- prazos;
- valores;
- condições de pagamento;
- exigências contratuais e/ou acordos de nível de serviço (SLA);
- condições de rescisão, incluindo multas e causas de encerramento unilateral.
No caso de serviços prestados de maneira contínua, a renovação pode ser automática, sendo importante estabelecer um prazo mínimo a ser cumprido pelas partes.
2. Tenha atenção aos prazos e reajustes
Os contratos por empreitada possuem um vencimento específico, que varia de acordo com a necessidade da empresa e do prestador contratado.
Esse fator deve ser acompanhado de perto, porque os vencidos podem causar problemas se os serviços continuam sendo prestados. De preferência, faça um acompanhamento por vencimento, de modo a dar atenção para os que estiverem mais próximos de vencer.
Além disso, é indispensável verificar os reajustes. Mesmo na renovação automática, esse valor pode seguir índices pouco desejáveis para o negócio. Então, vale a pena analisar e, se for o caso, fazer cotações com outros prestadores para negociar.
3. Analise a qualidade das entregas
Se tiver sido elaborado corretamente, o contrato de um profissional terceirizado conta com um acordo de nível de serviço, que determina qual é o padrão mínimo a ser atingido.
Com isso, o prestador se mantém atento às exigências contratuais e a empresa não recebe menos do que aquilo que pagou.
Porém, a falta de controle pode levar esse elemento a ser desconsiderado. É nesse momento que o gerenciamento de contratos se destaca, pois garante que tudo seja feito conforme o esperado pela empresa.
4. Realize a auditoria interna dos documentos
Outras falhas podem surgir, como o acréscimo de condições e exigências não previstas no contrato ou prestadores que deixam de estar aptos. Sem a devida ação, os elementos ativos e incorretos causarão problemas.
Para não sofrer com a fiscalização e suas multas, o recomendado é realizar uma auditoria interna. Faça revisões periódicas dos documentos, analise se as condições são coerentes e alinhadas e busque falhas.
Contar com lideranças pulverizadas nos vários setores também é de grande ajuda, permitindo um controle dinâmico e efetivo desses elementos.
5. Procure apoio especializado em Gerenciamento de Contratos
Dependendo do tamanho do negócio, do volume de contratos e das demais obrigações, não é viável dedicar todo o esforço necessário para realizar essas ações. Além de tudo, a falta de apoio aumenta as chances de erros, evitando o máximo aproveitamento de recursos.
Para lidar com essa questão, o ideal é buscar uma empresa especializada. Com uma equipe dedicada e experiente em rotinas administrativas, a análise e o gerenciamento de contratos ficarão mais simples.
Assim, sobra mais tempo para que o gestor desses documentos dê atenção a outros elementos igualmente importantes, sem que haja comprometimento da qualidade ou da regularização.
Com um bom gerenciamento de contratos, o negócio diminui seus riscos e custos, aumentando as possibilidades. Aplicando essas orientações, há grandes chances de o empreendimento se destacar e obter bons resultados.
Já que ter a ajuda certa faz a diferença, entre em contato com MAXX Performance e veja o que podemos fazer pela sua empresa!
