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Você sabe o que é BackOffice? Qualquer porte de empresa, que atua nos mais diversos segmentos, demanda a existência de operações de retaguarda de atendimento aos clientes.
Ao mesmo tempo, precisa fortalecer os próprios controles e atividades internas, executados por pessoas alocadas nos mais diversos setores. O objetivo desses colaboradores é o de entregar os melhores resultados para a empresa, contribuindo para seu sucesso.
Todo esse ambiente é relacionado a uma expressão inglesa: BackOffice. Quando esse termo passou a integrar o vocabulário das organizações, se referia mais a atividades relacionadas à área comercial e da relação com clientes. Porém, o conceito se ampliou e se estendeu a todas as atividades de apoio de uma empresa.
Antes, existiam grandes equipes de atendimento ao cliente, assim como em todas as demais áreas das empresas. Entretanto, com o avanço tecnológico, ocorreu uma migração para processos automatizados e com menos interferência humana.
Consequentemente, as atividades passaram a ser realizadas por sistemas e processos integrados e com maior segurança. Tudo em um novo processo, que trabalha com parametrizações e atividades bem definidas e estruturadas.
Entretanto, o BackOffice permaneceu existindo, pois não estava relacionado diretamente ao trabalho de pessoas, mas sim a atividades e processos em si. E, uma vez que essas ações permanecem, embora automatizadas, o BackOffice também continua sendo fundamental para uma organização de sucesso.
O BackOffice está transformando modelos de negócio
Nesse novo conceito de controles e processos, usando recursos da informática e automação, o BackOffice se manteve como o foco de ação de empresas terceirizadas. Por exemplo:
- Centros de atendimento às demandas internas;
- Relacionamento com o mercado;
- Interação com clientes;
- Contato com fornecedores,
De modo a que a que a empresa se dedicasse mais a processos de maior complexidade.
Podemos verificar que o BackOffice é fundamental para que uma empresa possa funcionar de maneira adequada e reúna boas informações para auxiliar as estratégias de negócios.
É bastante comum verificar que atendimentos de pós-vendas e até os relacionamentos internos entre áreas já sejam executados por BackOffice terceirizado. E isso oferece ganhos evidentes de produtividade e redução de custos.
Tais constatações são mais evidentes em empresas de tecnologia, mas também podem ser identificadas em:
- Seguradoras;
- Instituições financeiras;
- Em atividades industriais.
Sendo um modelo que privilegia o menor overhead, ou seja, despesas com pessoal, o BackOffice mantém, como podemos perceber, uma empresa mais enxuta e com custos reduzidos.
Os 8 benefícios estratégicos do BackOffice para as empresas
O BackOffice deve ser avaliado para qualquer atividade que não esteja relacionada diretamente ao processo de produção ou vendas.
Portanto, primeiro de tudo, as empresas devem considerar, dentro de sua estrutura corporativa, aquelas atividades essenciais, relacionadas a seus produtos e serviços.
Entretanto, dependem de acompanhamentos e controles acessórios, que permitem avaliar os resultados com maior profundidade, de modo a que possam oferecer dados reais para a tomada de decisão.
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Manter estruturas, muitas vezes pesadas, requer que a empresa invista em recursos que retornem com a contribuição necessária para alcançar a melhoria de seus processos e informações. Esse tipo de investimento, muitas vezes, torna o negócio insustentável.
Sobretudo, caso não se tome cuidado em ampliar adequadamente as estruturas de apoio, elemento que pode afetar diretamente o custo-benefício do negócio, pois é necessário se manter equipes e tarefas que possam ser delegadas por meio de um sistema de BackOffice.
Por isso, focar no estratégico, é fator fundamental para obter os melhores resultados de uma empresa de sucesso.
Selecionamos a seguir 8 principais benefícios estratégicos de um BackOffice nas empresas:
1. Focar no desenvolvimento e nas melhorias de estratégias do negócio
Manter as atividades orientadas à melhoria contínua de produtos e serviços, com implementação de:
- Novas tecnologias;
- Inovação de negócios;
- Busca por oportunidades;
- Avaliação do mercado etc.
São alguns dos maiores benefícios que um BackOffice pode oferecer.
Quando a retaguarda da empresa conta com qualidade e controles adequados e seguros, é possível a melhoria da gestão do negócio. Isso ocorre mediante o direcionamento do esforço de sua equipe de produção e desenvolvimento, para o planejamento e soluções que tragam maior resultado para a empresa.
Todo o esforço estará concentrado na estratégia, sem preocupação com:
- Recursos humanos;
- Controles de pessoas;
- Controles de processos.
Afinal, são pontos que demandam tempo e estruturas específicas.
Concentrar-se nas ações estratégicas de uma empresa faz parte daquelas organizações que são mais bem-sucedidas. Ou seja, aquelas que, normalmente, investem em inovação e modelos modernos de gestão. Sendo esses cuidados que auxiliam na busca de melhores resultados.
2. Possibilidade de redução de custos e melhoria dos processos
O BackOffice contribui para a redução de custos, pois possibilita que atividades e processos sejam, constantemente, revistos e melhorados, mediante uso da tecnologia e custo-benefício mais eficiente. Pontos que possibilitam melhor retorno de resultados para a empresa.
Com o uso da tecnologia, se obtém maior ganho de qualidade e menor esforço em conseguir os resultados, que surgem em períodos mais curtos de tempo. Tal fato contribui para melhorar a competitividade da empresa, uma vez que melhora seu posicionamento frente à concorrência.
Fato é que empresas sempre objetivam trabalhar com menores custos. Assim, um sistema de BackOffice auxilia nesse processo contínuo oferecendo os melhores recursos humanos e de sistemas para que as operações tenham segurança e representem um custo-benefício mais adequado.
Tudo isso, contribui para melhorar os resultados da empresa.
3. Controle de resultados do BackOffice pelo uso de indicadores de desempenho
Trabalhar com metas, auxilia sobremaneira o acompanhamento e os ajustes de resultados. Permite-se identificar pontos de melhorias e possibilidade de manter os resultados sempre sob controle. Consequentemente, é possível atingir desafios propostos e ter melhores resultados com frequência.
O BackOffice fornece dados e informações para que esse objetivo possa ser alcançado, por um lado. Por outro, leva a identificar possibilidades de alterações e readequações de estratégias de negócios.
Com um diferencial: sempre com base em fatos e dados; não somente em inferências gerais, que têm grande possibilidade de induzir a erros e a perdas de competitividade.
Fazer o acompanhamento das atividades sem ter de depender de estrutura de controle para tal, representa ganho de qualidade e de custos. Além disso, pode significar um diferencial importante para ajuste de processos.
4. Possibilidade de manter acesso fácil a informações
Um sistema de BackOffice auxilia na busca de informações por concentrar arquivos de dados de fácil acesso e com segurança. Dessa maneira, visa suportar decisões e análises necessárias à boa condução dos negócios.
Rastrear os dados nesses sistemas passa a ser uma tarefa bastante facilitada e segura, sem riscos de perda de informações, ou mesmo de demorar a consegui-las.
É possível ainda emitir relatórios e os customizar, dependendo das necessidades de cada momento. Sem que, para isso, haja necessidade de deslocamentos de recursos humanos para conclusão das pesquisas.
Em um contexto dinâmico como o que vemos em empresas, obter informação em tempo real, com qualidade e segurança, passa a ser determinante para uma boa tomada de decisão. Inclusive, deve-se estabelecer protocolo de ação da empresa para ganhar em competitividade, com resultados mais sustentáveis.
5. Melhoria na integração entre áreas internas e externas
É possível conseguir otimização das atividades por meio da integração das áreas internas e externas. Assim, ao necessitar de uma peça, por exemplo, é possível que o sistema de BackOffice acione a requisição. Automaticamente, será realizada a baixa em estoques e todos os ajustes necessários de custos, bem como solicitação de compras.
É possível ainda tratar reclamações de clientes e cotações de compras, com total integração entre áreas e atividades que estejam relacionadas a tais demandas.
Garantir a integração de processos é uma busca constante das empresas. Aquelas que conseguem a melhoria de resultados, certamente investem em um sistema de BackOffice capaz de envolver todo o sistema de gestão de atividades da empresa.
6. Monitoramento de atividades e comportamento de operações em tempo real
O BackOffice permite que sejam monitorados aspectos financeiros e de fluxo de caixa com maior assertividade. Esse fato contribui para que as ações estratégicas de avaliação de recursos sejam facilitadas e tenham maior segurança.
Um sistema de BackOffice se apresenta totalmente integrado próprio para auxiliar em ganhos consideráveis de controle e segurança, mediante redução de riscos para o negócio.
Delegar atividades e solicitar resultados que essa estratégia representa passa a ser um fator crítico de sucesso nas organizações.
Para alcançar esse objetivo, um sistema de BackOffice oferece todos os recursos com segurança e qualidade de que a empresa necessita.
7. Contribui para a reavaliação de estratégias e ajustes
Ao fornecer dados em tempo real e, sobretudo, confiáveis, o sistema de BackOffice produz condições e oportunidades de reavaliação mais ágeis de negócios e estratégias. Como consequência, é possível realizar ajustes de rotas e melhorias de resultados.
Poder contar com rapidez em avaliar resultados e projeções, com base em dados reais e dentro de um tempo adequado, auxilia a evitar que a condução da empresa insista em processos, produtos e serviços que não serão viáveis; além de, possivelmente, trazer resultados negativos.
A agilidade em avaliar resultados intermediários leva a melhores condições de alcançar lucros mais elevados e, com isso, mais seguros.
Quando se utilizam os dados ao longo do ano, é mais fácil e possível realizar os ajustes necessários para se manter com a saúde financeira adequada e crescer sempre.
8. Manter uma empresa enxuta e ágil em decisões
O objetivo de qualquer empresa que vise crescimento sólido e constante, é trabalhar com processos e quadros de pessoal enxutos, visando evitar gastos superiores àqueles necessária à condução dos negócios de forma sustentável.
O sistema de BackOffice permite que essa estratégia seja alcançada, com a possibilidade de se manter melhoria contínua de produtividade e coleta de informações de qualidade.
A busca da produtividade é um desafio constante por parte das empresas. Então, quando existem possibilidades de se conseguir alcançar esse objetivo, a garantia de execução dos negócios de maneira mais consistente e com sucesso passa a ser obtida com maior chance de realização.
Para quais segmentos o BackOffice é indicado
O BackOffice deve ser adotado por qualquer segmento de negócios, pois todas as empresas têm processos administrativos e de apoio essenciais à condução de suas atividades, bem como demandas por suporte aos seus produtos e serviços.
Por essa razão, contar com profissionais e sistemas de qualidade beneficiam a condução dos negócios na direção de se obter os melhores resultados possíveis e se destacar perante a concorrência.
As empresas que desejam manter estruturas complexas têm de se preparar para absorver grandes riscos e custos, que impactarão diretamente em seu poder de concorrer no mercado. Muitas vezes, comprometendo o crescimento da organização frente à concorrência.
Porém, algumas empresas passam a ter a necessidade mais urgente de investir em um sistema de BackOffice, como é o caso de:
- E-commerces;
- Seguradoras;
- Prestadoras de serviços
Todas bastante impactadas nesse processo.
O importante, portanto, não é definir o segmento, mas sim no que a empresa deve focar suas operações para manter a sustentabilidade do negócio. A partir disso, deve-se deixar para um sistema de BackOffice a gestão das atividades de apoio que possam ser realizadas sem comprometer as operações-fim da empresa e trazendo ganhos de produtividade e segurança dos processos e das atividades.
Principais atividades impactadas pelo BackOffice
Um sistema de BackOffice tem impacto em todas as atividades de apoio, conforme já descrevemos nesse artigo. Porém, é importante relacionarmos os exemplos que podem ser absorvidos por esse sistema com maior retorno:
- Atendimento ao cliente;
- Contas a pagar;
- Controles patrimoniais;
- Atividades de conciliações contábeis;
- Comunicação e relacionamento com clientes;
- Comunicação e marketing;
- Movimentações e armazenagens;
- Transporte;
- Arquivos e documentações;
- Conservação e manutenção;
- Digitalização;
- Gestão de contratos.
Importante avaliar as atividades de apoio de uma empresa e definir a realização por meio de um sistema de BackOffice. Essa será a estrutura que contribuirá para a melhoria dos processos estratégicos e de competitividade da organização e assim adotar o sistema de BackOffice.
Considerações finais sobre benefícios do BackOffice
O BackOffice é fundamental nas empresas para suportar as atividades de produção e garantir resultados sempre melhores, com o uso de tecnologia e integração de atividades e processos que possam agregar valor aos negócios.
Quando se conta com um BackOffice de qualidade, é possível obter melhorias contínuas e redução de riscos que possam comprometer as operações e sobrevivência das empresas. Assim, o BackOffice passa a ter um papel fundamental para organizações que desejam se destacar e crescer sempre.
Manter estruturas pesadas em empresas nos dias atuais é algo ultrapassado e que não traz valor agregado para o negócio. Desse modo, é importante rever conceitos e recorrer a um sistema de BackOffice, para atender às necessidades de sua organização.
Mantenha contato conosco e veja como podemos auxiliar no processo de terceirização das atividades de BackOffice.
