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Cada vez mais, as empresas recorrem a avaliações para melhoria da qualidade de processos, visando maior eficiência e produtividade que impactem diretamente sobre seus resultados. Nesse contexto, chega um determinado ponto em que a gestão do negócio terá que decidir se continua contratando funcionários próprios para funções especializadas ou se opta por serviços de BackOffice para ganhar escala.
Diversos aspectos são considerados nessas análises, por exemplo, é mesmo necessário contratar funcionários internos ou é possível terceirizar sem perder resultados?
Por isso, é a partir dos resultados que os gestores devem tomar esse tipo de decisão que é estratégica para o negócio. Afinal, o modelo de contratação escolhido impactará não só os custos da empresa, mas também pode tornar o crescimento da operação acionável a qualquer momento.
As empresas de sucesso sempre trabalham com uma quantidade de recursos humanos adequada a suas necessidades. Por isso, avaliam a possibilidade de usar serviços de BackOffice, de modo a atender a tarefas que possam ser terceirizadas.
Os modelos de contratação de pessoal próprio ou terceirizado são alternativas viáveis para qualquer modelo de negócio, na atualidade, devido aos diversos avanços na legislação trabalhista e mudanças de paradigma, graças aos recursos tecnológicos.
Essas transformações permitiram maior possibilidade de realizar uma opção mais segura e adequada para que as empresas possam trabalhar com maior eficácia e qualidade, com quadros próprios mais ajustados, garantindo melhores resultados.
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Os 2 modelos de contratação
Dessa forma, as empresas oferecem dois modelos de contratação de pessoal, sendo eles:
- Contratação de forma direta, ou seja, com pessoal próprio e registrado em seus quadros de colaboradores. Esse tipo de contratação envolve o direito garantido pela legislação trabalhista e outros acordos complementares.
- Contratação de forma indireta, ou seja, pela terceirização via BackOffice. Nesse modelo a empresa passa a contar com recursos humanos sem vínculo empregatício. Aqui não existe mais a necessidade de manter custos com controles de pessoal e de pagamentos de remunerações, que serão assumidos pela empresa contratada.
Vamos apresentar a seguir todos os aspectos relacionados à contratação de funcionários para esclarecer e dar suporte a dúvidas sobre qual modelo é mais indicado: contar com pessoal próprio; ou com serviços de BackOffice.
Situações que indicam a necessidade de contratação direta de pessoal
Quando uma empresa se depara com a necessidade de tomar uma decisão sobre manter ou não uma estrutura própria de pessoal, é preciso considerar diversos fatores. Por exemplo, o core business do negócio deve ou não ser terceirizado a outra empresa?
Muitas empresas fazem a opção por manter estruturas próprias com a contratação de pessoal, mesmo que não executem atividades relacionadas ao objetivo central de negócio. Isso pode acontecer por conta da necessidade de manter controles e estruturas no time interno, de forma mais rígida. Geralmente essas empresas entendem que isso auxilia na condução e gerência da empresa.
Contudo, ao adotar essa visão, a empresa estará assumindo diversos custos operacionais, por exemplo:
- Gestão de pessoas
- Controles de recursos humanos
- Salários indiretos
- Impostos
- Riscos trabalhistas
Todos representando valores significativos que impactarão nas contas e, consequentemente, nos resultados da empresa.
Em contrapartida, ao efetuar uma análise da estrutura necessária para a condução da empresa, é preciso estabelecer dois parâmetros:
- Por um lado, as funções e atividades que passam a ser estratégicas para o negócio.
- Por outro, as que podem ser realizadas de maneira a cumprir papéis de controles acessórios. Tarefas que possam ser monitoradas através do estabelecimento de metas e itens de controle de forma remota.
Os serviços de BackOffice oferecem ganhos estratégicos para as empresas
Quando a avaliação do quadro de pessoal identifica as atividades necessárias para atender ao core do negócio e sua estratégia é possível avaliar a contratação de serviços de BackOffice. Com isso, terceirizam-se as demais atividades e se reduz seu quadro de pessoal próprio, melhorando a estrutura, tornando-a mais ágil e reduzindo seus custos.
Portanto, buscar uma estrutura organizacional menos verticalizada e com informações disseminadas de modo a favorecer a tomada de decisão é uma maneira de melhorar a governança e estabelecer modelos de gestão mais eficientes.
Como resultado, as empresas ganham, por exemplo, o potencial de crescer rapidamente e que tragam mais resultado para a empresa. Afinal, basta solicitar mais mão de obra para a empresa que presta serviços de BackOffice.
Organizações que desejam manter estruturas de pessoal mais enxutas e com melhor qualidade devem estabelecer um objetivo de construir equipes que tenham atividades estratégicas e com a melhor qualificação possível. Portanto, devem visar a melhoria contínua na busca de resultados melhores, passando as atividades de controles operacionais acessórias para a contratação de Serviços de BackOffice. Listamos alguns casos para você entender melhor a seguir.
Em quais situações é melhor contar com Serviços de BackOffice
Normalmente, as empresas descuidam da análise de estruturas e acabam mantendo times que poderiam ser terceirizados sem impactar em suas operações.
Ao se definir pelo uso de Serviços de BackOffice, é preciso que a decisão tenha como base uma análise profunda e precisa das atividades que possam ser realizadas de maneira rotineira e sem grandes desafios, sendo esse um dos parâmetros que suportam a decisão pela terceirização.
Outros fatores como, por exemplo, trabalhos de execução e análises de dados de suporte diários podem ser terceirizados. Os atendimentos e serviços acessórios, também podem ser abastecidos via serviços de BackOffice.
O que suporta essa decisão é o seu viés de acompanhamento da produtividade pelos gestores. As atividades são avaliadas com base em KPIs, ou seja, indicadores e metas chave para o negócio – não mais por burocracias.
E ainda que sejam instituídos controles adicionais de checagens automáticas para garantir que a segurança esteja adequada, os riscos de fraude são sistematicamente reduzidos.
Por isso, um dos aspectos que mais influenciam neste tipo de decisão por parte das empresas é o potencial de eliminar grandes estruturas próprias de pessoal. Dessa forma, se tornando mais ágil e enxuta, liberando mais recursos para investir em estratégia e inteligência nos setores mais importantes para o negócio.
Importante ainda considerar que a terceirização garantirá a continuidade de todas as atividades com a qualidade e o atendimento necessários que a empresa definir. Isso reduz a necessidade de a empresa manter processos de busca de profissionais no mercado e que, muitas vezes, sobrecarregam a estrutura de pessoal própria. Sem contar que esse nem sempre se torna um processo rápido e bem-sucedido.
Contar com de Serviços de BackOffice é bastante facilitado no país atualmente, pela simplificação da terceirização. E isso é o que torna as empresas mais competitivas no mercado hoje
Comparando contratação direta e Serviços de BackOffice
Mas fazer essa escolha? Devo contratar uma equipe própria ou serviços de BackOffice? Por isso, vamos apresentar agora a vantagens e desvantagens desses dois modelos. Dessa forma, você poderá identificar qual é o melhor para o seu negócio.
Vantagens da contratação direta
Quando se deseja avaliar a contratação direta de pessoal, é importante considerar as seguintes vantagens, por exemplo:
- Maior chance da escolha de profissionais com melhor qualificação;
- Possibilidade de obter um vínculo maior e participar diretamente do cotidiano da empresa;
- Novas experiências e contribuição para a melhoria do negócio;
- Conhecimento sobre a empresa de maneira mais prática;
- Melhor análise de necessidades de desenvolvimento do profissional para atuar sobre sua melhoria e qualificação;
- Possibilidade de aumentar a motivação do empregado;
- Chance elevada de criar comprometimento com o negócio.
Dessa forma, a empresa tem a possibilidade de formar times bastante identificados com sua cultura ou mesmo desenvolver essa identificação. Portanto, esse modelo proporciona maiores ganhos e parceria entre as partes.
Desvantagens da contratação direta
Com relação às desvantagens é possível relacionar principalmente as seguintes:
- Custos de pessoal mais elevado, incluindo aqueles ligados a contratações;
- Manter estruturas de pessoal maiores;
- Elevação de possibilidade de riscos trabalhistas;
- Necessidade de manter uma estrutura de recursos humanos maior;
- Riscos de desligamentos que possam impactar nos negócios;
- Maior chance de terem estruturas mais engessadas e com uma verticalização maior.
Com um quadro de pessoal próprio, as empresas, dependendo da estrutura, necessitam manter espaços físicos maiores. Por isso, demandam um custo muito alto com aluguéis e infraestrutura tecnológica para operar.
Vantagens de uso de Serviços de BackOffice
As principais vantagens de contratação de Serviços de BackOffice são as seguintes:
- A possibilidade de contar com as entregas conforme determinadas em metas estabelecidas, sem necessidade de controles internos;
- Menores custos com pessoal e de despesas relacionadas a estrutura própria;
- Eliminação de grandes estruturas de recursos humanos;
- Definição de centralização de responsáveis do fornecedor para manter cobranças e relacionamentos;
- Manutenção de uma estrutura de decisão bem mais ajustada;
- Aumento de produtividade;
- Maior flexibilidade ao negócio.
Por isso, a terceirização de pessoal permite que a empresa possa usar seus recursos de pessoal para atender objetivos estratégicos. Dessa forma, elimina a burocracia que geralmente atrapalha a operação ágil das empresas.
Desvantagens de uso de Serviços de BackOffice
Também existem algumas desvantagens na contratação de Serviços de BackOffice. Por exemplo, veja algumas delas:
- Não trabalhar com profissionais qualificados;
- Não conseguir alinhar necessidades e processos das empresas.
Ambos são fatores críticos de sucesso para uma parceria adequada. Porém, empresas de Serviços de BackOffice de qualidade mantêm estruturas e desenvolvem recursos eficientes para que tais problemas não ocorram.
Ter experiência e consolidação de atuação em Serviços de BackOffice, apresentando os diferenciais de equipes que possam atender as empresas que recorrem a essa terceirização é outro fator que torna uma empresa que fornece Serviços de BackOffice diferenciada e que pode auxiliar a desenvolversoluções de qualidade.
Considerações finais sobre Serviços de BackOffice
A melhor opção quando se decide entre contratar funcionários ou recorrer a Serviços de BackOffice está relacionada à avaliação que a empresa efetua sobre seus objetivos e análise de estrutura de pessoal.
As empresas que desejem se manter com estruturas mais adequadas e com possibilidade de recorrer a profissionais de qualidade devem considerar que contar com Serviços de BackOffice manterá maior assertividade do time, que conta com profissionais mais qualificados.
Mas isso dependerá do direcionamento estratégico da empresa quanto a todos os fatores que possam impactar em seus negócios.
Levar em conta todos os aspectos positivos e negativos de cada opção é um aspecto que vem a seguir e tem importância como elemento de suporte à decisão segura sobre contratação direta ou terceirização.
Somente cada empresa tem capacidade de decidir a respeito da melhor alternativa na condução de seus negócios. De qualquer modo, cabe considerar a contratação de Serviços de BackOffice para ganhar escala. Justamente por ser uma saída estratégica, no contexto de um mercado dinâmico com alta concorrência.
A escolha de uma empresa de qualidade possibilitará manter uma parceria adequada e com resultados certamente muito melhores.
A Maxx Service Performance pode auxiliar sua empresa nesse processo, mantenha contato conosco e veja como podemos auxiliar no processo de terceirização das atividades de BackOffice.
