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As empresas que desejam superar desafios e obstáculos têm algo em comum: sempre estão à procura de melhorar seus processos e garantir o menor risco possível. E para isso, a terceirização do BackOffice surge como uma alternativa inovadora.
Inovação passa, não só por saber se adaptar a novos modelos de produtos e serviços, mas também pela revisão de seus processos internos, com vistas a alguns objetivos, a saber:
- Redução de custos;
- Fortalecimento de controles;
- Melhoria contínua de atendimento;
- Ganho de produtividade;
- Reavaliação de estratégias de negócios.
Normalmente, grandes organizações, ou aquelas de mais sucesso, têm uma visão a respeito de possibilidades de mudança em toda a sua cadeia de produção e controles. Dessa forma, trabalha com a possibilidade de otimizar suas atividades de apoio, recorrendo a alternativas de terceirização de atividades estratégicas como o BackOffice.
A partir disso, as organizações tentam fazer com que a terceirização ocorra, baseada no estabelecimento de parcerias de qualidade, segurança e menos custos para o negócio.
É assim que se conquista processos de BackOffice bem avaliados, representando menos riscos para suas operações. Isto é, como os relacionados a ações trabalhistas, ou de segurança.
Com mudanças na legislação trabalhista e avanços tecnológicos que permitem maior qualidade de gestão e controles, terceirizar o BackOffice passou a ser a solução mais indicada.
Sobretudo quando o objetivo de direcionar atividades de apoio ajuda a melhorar a atuação da gestão estratégica da empresa. Ou seja, quando essas tarefas contribuem para ampliar resultados e a participação no mercado.
A seguir, vamos aprofundar as informações sobre o BackOffice adotado pelas empresas e como esse processo de terceirização traz resultados positivos para os negócios.
O que é BackOffice
O BackOffice é definido como o suporte que a empresa tem para garantir, por meio de processos bem definidos, a execução de todas as atividades de apoio ou retaguarda. Como consequência, as operações de geração de serviços e/ou produtos podem ser realizadas de maneira segura e eficiente, com qualidade e menos riscos possíveis.
BackOffice, portanto, envolve todas as atividades administrativas e de apoio que uma empresa necessita para operacionalizar seu negócio.
Em muitos casos, ocorre a terceirização de alguns desses serviços para que a empresa libere tempo e dinheiro para atividades mais estratégicas ou de redução de riscos em suas operações.
Por isso mesmo, a terceirização tem sido bastante usada pelas empresas, já há algum tempo. Porém, sempre relacionada às tarefas que pudessem ser executadas sem riscos trabalhistas e/ou fiscais. Normalmente se relacionava a atividades de:
- Serviços gerais como limpeza;
- Organização de arquivos físicos;
- Segurança patrimonial;
- Call center.
Mas isso mudou! Hoje, a terceirização vem sendo cada vez mais adotada por setores que antes eram executados pela estrutura administrativa empresarial. O problema é que essas atividades, muitas vezes, são “pesadas” e com altos custos envolvidos. E, acima de tudo, nem sempre apresentam retorno efetivo desse investimento em pessoal próprio da empresa.
Então a solução é terceirizar o BackOffice?
Exatamente por esses motivos que apresentamos, as empresas vêm adotando a terceirização do BackOffice até mesmo para atividades de cunho mais burocrático, por exemplo:
- Gestão de contratos e de serviços prestados;
- Rotinas administrativas;
- Atendimento;
- Gestão de arquivos de documentação física ou eletrônica.
Esse amplo leque de opções permite que as empresas passem a utilizar a terceirização de BackOffice com muito mais eficiência e resultados esperados, eliminando ainda controles administrativos que demandariam novos investimentos e gastos com pessoal ou mesmo controles adicionais.
Dessa forma, direcionando esforços intelectuais e materiais para a melhoria contínua do negócio e com mais possibilidades de competir com diferenciais atrativos junto ao mercado.
Diferenças entre um BackOffice e FrontOffice
Uma opção de terceirização de atividades pode envolver dois tipos de objetivos que envolvem:
- O BackOffice – relacionado aos processos de apoio interno da organização OU retaguarda.
- O FrontOffice – relacionado a todas as atividades de contato com os clientes e que executa suas tarefas fora das fronteiras internas das empresas.
No BackOffice, as atividades estão relacionadas a processos de apoio administrativo. No FrontOffice, as atividades comerciais e de contato externo com a empresa são o que mandam.
Resumindo: ambos visam a redução de custos e ganhos de gestão e resultados.
Por isso ambas são passíveis tanto da gestão pelas empresas, quanto de controles e definições de atividades que devam ser realizadas. Estão em linha com as diretrizes das empresas para as quais prestam seus serviços que estão sofrendo a respectiva terceirização de atividades.
É importante destacar esse fator, pois em qualquer modelo e opção, a empresa contratante poderá – e deverá – exercer ações de controle e gestão sobre resultados das tarefas terceirizadas, com menor custo de levantamentos e controles.
Embora atuem em frentes de atividades específicas, é preciso ocorrer uma integração de atividades bastante segura, pois ambas necessitam de dados e informações comuns para desenvolverem suas atividades de maneira correta e eficaz.
Nesse ponto, não existe diferença para um processo tradicional de estrutura de apoio e controles das empresas, realizado por equipes próprias, e deve ser seguido um modelo adequado para que tudo corra bem e sem interrupções ou má qualidade de informações.
Em que momento devo aderir ao BackOffice e como contratar?
A opção para realizar a terceirização de BackOffice está relacionada ao fato de a empresa avaliar seus processos, custos e retornos com a estrutura de que dispõe. Portanto, identificar as chances de melhorias em seus processos e de redução de custos é algo fundamental.
Tudo isso mediante a prerrogativa de segurança necessária para que seus resultados sejam melhorados constantemente!
Existem rotinas que podem ser facilmente terceirizadas, uma vez que não impactarão no desempenho do negócio e não têm relacionamento direto com impactos na produção. Porém, sem elas, os riscos podem ser intensificados ao longo do tempo e trazem prejuízos à empresa.
Nesse contexto, podemos exemplificar os serviços de limpeza, alimentação e segurança, que são importantes e necessários para manter as operações em ordem. Dessa forma, a terceirização dessas atividades é a melhor opção que se apresenta.
Além disso, o maior fator levado em consideração para esse tipo de terceirização está relacionado a redução de custos e mitigação de riscos de ações trabalhistas por parte dos terceirizados.
BackOffice e a nova era da terceirização
Então, esse conceito de terceirização mudou a percepção das empresas, que decidiram alterar sua visão de negócios e estratégias de gestão. Partindo agora para focar em princípios e atividades que pudessem impactar diretamente em melhorias de negócios e estratégias.
Dessa forma, passando então a considerar uma verdadeira reengenharia em suas atividades e definindo a terceirização mais ampla.
As mudanças na legislação trabalhista e legal permitiram também que as empresas pudessem avaliar essa possibilidade e migrassem para novos modelos de contrato de trabalho.
Empresas inovadoras e que desejam trabalhar com equipes ajustadas e adequadas a suas operações, com a melhoria de impactos em resultados, devem avaliar com maior profundidade a opção por terceirização de BackOffice, visando se manterem competitivas no mercado.
A contratação ideal e necessária deve ser direcionada a empresas qualificadas e que já detenham a expertise e práticas que possam agregar valor ao seu negócio.
Mantém-se, desse modo, a segurança e qualidade dos processos que passarão a assumir, usando a tecnologia e processos integrados como sua base de prestação de serviços.
Vantagens do BackOffice
A terceirização das atividades internas, ou BackOffice, apresenta diversas vantagens, sendo que algumas são facilmente mensuráveis. E outras, necessitam de melhor percepção até que se conclua quais as mais relevantes para a empresa.
A redução de custos com pessoal e manter atividades não ligadas diretamente ao objeto de entrega da empresa, seja produto ou serviço, são as vantagens mais visíveis e conhecidas no processo de terceirização, entre outras, citadas a seguir:
- Foco no core business: sua finalidade principal, definindo somente como atividades próprias aquelas que estejam relacionadas diretamente aos resultados e estratégias de negócios;
- Melhorar a qualidade de pessoal por meio da empresa terceirizada, além de não interromper as atividades em casos de ausências inesperadas;
- Redução de espaço para acomodar a equipe e, dessa forma, impacto direto em outros gastos indiretos, como energia, conservação, despesas com transportes e benefícios etc.;
- Otimização de acompanhamentos e cobranças de resultados, com redução da estrutura própria de controles e atuação diretamente nas informações prestadas;
- Pouco impacto financeiro, quanto à necessidade de ampliação de controles primários na execução das atividades terceirizadas;
- Reduz os níveis hierárquicos, mantendo uma estrutura mais leve e produtiva;
- Melhora na qualidade e agilidade na tomada de decisões;
- Ganhos com investimentos de controles realizados pelas empresas terceirizadas que efetuarão as melhorias de seus processos;
- Estabelecer parcerias de qualidade com os terceirizados.
Principais dificuldades que um BackOffice soluciona
A terceirização permite que alguns problemas com os quais as empresas se deparam sejam solucionados e não impactem processos e resultados da empresa contratante.
Destacamos a seguir as principais dificuldades das empresas que um BackOffice terceirizado elimina:
- Dificuldade em contratação de pessoal especializado;
- Treinamento contínuo de pessoal de apoio;
- Redução com trabalhos e custos de pessoal com contratação e controles de pessoal;
- Melhoria em políticas de recursos humanos, que terá maior possibilidade de direcionamentos em qualificação e identificação de talentos relacionados à estratégia de desenvolvimento pessoal;
- Necessidade de manter estruturas amplas de profissionais financeiros, jurídicos e fiscais, com difícil seleção de mão de obra qualificada no mercado;
- Algumas de avaliações sobre dados e elaboração de informações gerenciais, desburocratizando o processo.
Que atividades podem ser substituídas pelo BackOffice?
A terceirização de atividades ainda é objeto de dúvida das empresas, que ficam receosas ao se imaginar perdendo a autonomia de suas atividades, além de haver resistência das próprias estruturas gerenciais que desejam uma equipe sob seu controle e subordinação.
Entretanto, a principal insegurança está relacionada aos riscos legais e trabalhistas que podem estar relacionados e impedir a terceirização mais ampla.
Todos esses fatores estão sendo modificados por posturas mais inovadoras das empresas, bem como mudanças e flexibilização de regras de trabalho que podem auxiliar e ampliar os processos de terceirização pelas empresas.
Em processo de terceirização seguro, a empresa não perderá o controle sobre as atividades e gestão dos resultados. O que acontecerá, de fato, será a racionalização dos processos e suas estruturas, passando a contribuir mais efetivamente com os resultados de empresas.
Veja o que entra no BackOffice!
Podemos relacionar algumas atividades como exemplos de possibilidades de terceirização pelas empresas, sem riscos:
- Comunicação e relacionamento com redes sociais;
- Armazenagens;
- Serviços financeiros básicos;
- Transporte;
- Atendimento ao cliente;
- Arquivos e documentações;
- Conservação e manutenção;
- Recepção;
- Digitalização;
- Gestão de contratos;
- Atividades de controle, como contas a pagar e receber, patrimonial etc.
Como controlar a performance de um BackOffice?
É necessário manter controles de performance e resultados do BackOffice, e, assim como nas atividades primárias, alguns cuidados devem ser seguidos para que possam ser avaliadas e, eventualmente, ajustadas, quanto a desempenhos e controles existentes.
Importante definir os seguintes critérios de controle e performance de BackOffice:
- Estabeleça o planejamento que se deseja atingir;
- Defina as metas para alcançar os resultados;
- Controle essas metas;
- Defina os indicadores de controle;
- Defina as informações que deseja receber e suas bases de dados;
- Execute auditorias periódicas;
- Conheça os critérios de controles e identificação de riscos que a empresa pratica;
- Estabeleça um cronograma de apresentação de resultados e pontos de melhoria;
- Abra canal de comunicação e denúncias e investigue todos os casos recebidos, com imparcialidade e de forma profissional;
- Fortaleça a parceria, com incentivos e reconhecimento da superação das metas.
Considerações finais: BackOffice e terceirização
Como vimos, empresas de sucesso vêm optando por avaliar a necessidade de implementar terceirização de suas atividades de apoio. Pois entendemos hoje que esse tipo de sistema de contratação pode trazer benefícios como:
- Melhoria de processos de tomada de decisão;
- Redução de custos;
- Fortalecimento de controles;
- Direcionamento de recursos humanos próprios para um aperfeiçoamento de suas capacidades e melhorias que possam agregar valor efetivo ao negócio.
Avaliar possibilidades de inovação e controle de atividades requer, principalmente, uma análise das possibilidades de atividades que possam sofrer ajuste pela via da terceirização, obtendo ganhos em vários aspectos e que impactem diretamente sobre resultados e crescimento da organização.
Para realizar boas parcerias de terceirização o empreendedor precisa:
- Efetuar estudos de mercado para contar com uma empresa que possa oferecer as melhores condições de serviços;
- Verificar a prestadora de serviços que seja capaz de manter uma parceria confiável;
- Perceber se, de fato, a terceirização poderá agregar valor a seus serviços.
Tudo isso é fundamental para conseguir superar outras empresas e ser referência no segmento de atuação.
Quer saber mais sobre o assunto? veja como podemos auxiliar no processo de terceirização das atividades de BackOffice.
