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O Core Business de um negócio simplificadamente é aquilo que dá lucro para a empresa. O produto que ela vende ou o serviço que ela presta. Porém, para que haja bons resultados, é importante ter atividades de BackOffice bem coordenadas.
De forma simples, o BackOffice é o conjunto de áreas e etapas necessárias para manter o funcionamento interno da empresa e dar suporte à atividade principal. Setor de finanças, Recursos Humanos, Compras, Tecnologia da Informação, entre outros. Se essas áreas estiverem funcionando adequadamente, será mais fácil para as equipes de venda e atendimento atuarem.
Agora que você entende o que são atividades de BackOffice, é hora de descobrir como aumentar sua eficiência. Para isso, separamos aqui 4 dicas que você pode seguir. Confira:
1. Invista em automação
Com o crescimento da tecnologia, algumas tarefas que demandavam muito tempo e uma grande equipe, como transmissão de mensagens e organização de arquivos, agora podem ser realizadas por um computador. Como resultado, sua equipe é liberada para atuar de forma mais estratégica e rentável.
Investir em softwares de automação para o BackOffice pode reduzir consideravelmente o tempo necessário para cumprir certas rotinas. Isso diminui o custo efetivo das tarefas e permite trabalhar com prazos mais curtos.
2. Mantenha um número ideal de colaboradores
Algumas tarefas demandam muitos funcionários para serem cumpridas com qualidade, é verdade. Mas isso não significa que ter cada vez mais pessoas é o ideal. Existe um ponto onde a empresa fica saturada, deixando colaboradores sem tarefas a cumprir ao longo do dia. Isso é especialmente verdadeiro nas atividades de BackOffice.
Cada setor possui um número certo de pessoas para completar suas rotinas, de acordo com o tamanho da empresa e a função em questão. Quando o setor possuir essa quantidade adequada de colaboradores, você terá o maior rendimento possível com o menor custo de manutenção necessário.
3. Esclareça a importância das atividades de BackOffice
Em muitos negócios, os profissionais de BackOffice podem estar entre os menos motivados. Afinal, suas atividades não geram lucro diretamente, nem são as mais divulgadas para o público. Porém, sempre que uma dessas equipes fica desfalcada, a empresa inteira sofre.
Garantir que esses membros sejam devidamente valorizados é vital para que todos se mantenham engajados com suas responsabilidades. Esclareça para todos na empresa a importância dessas funções e como elas impactam a produtividade do negócio como um todo.
4. Considere o outsourcing da gestão
Para que as atividades de BackOffice sejam realmente eficientes, é importante fazer a gestão de processos adequadamente. Sem acompanhamento direto, há boas chances de que se perca produtividade.
Porém, se você já está focado em outras tarefas, talvez seja uma boa opção buscar o serviço externamente. Um profissional ou uma equipe de gestão especializados podem colocar suas atividades nos eixos rapidamente, evitando certas armadilhas no caminho. O investimento pode ser recompensado bem rapidamente.
Com essas dicas, você já deve estar mais preparado para aumentar a eficiência das suas atividades de BackOffice. Pensando nisso, que tal buscar ajuda para melhorar a sua gestão agora mesmo? Entre em contato com a MAXX e confira nossos serviços de gestão de pessoas e processos.
