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As demandas empresariais exigem que suas gestões estejam preparadas para utilizarem os melhores recursos de apoio, para suportar as decisões que devem ser tomadas.
Alguns segmentos de mercado, como empresas de seguros e de prestações de serviços, demandam a necessidade de manter equipes treinadas constantemente, com qualificação adequada, para identificar melhorias de processos e redução de riscos.
Tais aspectos exigem das empresas investimento contínuo em equipes tecnicamente preparadas, as quais componham seus serviços de BackOffice.
Especificamente no segmento de seguros agrícolas, já que a complexidade e amplitude de riscos, relacionados a suas atividades, podem provocar sinistros que afetam suas produções e cadeia produtiva.
Para tais segmentos empresariais, que exigem especializações de mão de obra técnica e de apoio, é preciso investir em profissionais especialistas. Esses profissionais devem atuar e resolver os problemas rapidamente e com segurança, evitando a expansão de prejuízos.
Atividades do agronegócio são exemplos bastante importantes, dada a complexidade de controles e necessidade de manter a segurança de seus processos, tendo que contar com equipes maiores e diversificadas para manter as atividades e a gestão de maneira a obter os melhores resultados.
Todos os segmentos empresariais necessitam de eficiência e de qualidade dos profissionais e dos processos para conseguirem atingir os melhores resultados. Dessa forma, o ideal é considerar um modelo de terceirização de serviços de BackOffice em sua empresa.
Vamos apresentar, a seguir, os indícios que são verificados nas empresas para que possam auxiliar em suas decisões de recorrer a serviços de BackOffice por terceiros.
Esse modelo de negócio estratégico será um diferencial importante de gestão e de competitividade. Essencial para melhoria da Governança empresarial.
Quando a empresa percebe que tem de recorrer a serviços de BackOffice?
Diversos são os indícios que ocorrem nas empresas para reavaliar seus serviços de BackOffice.
Porém a percepção desses fatores, muitas vezes, acaba sendo desconsiderada para uma atuação mais efetiva de tomada de decisões. Isso ajuda a melhorar ou solucionar tais indícios e pode também trazer sérias consequências à gestão.
Empresas necessitam contar com produtividade e com equipes bem treinadas para que possam ter um retorno efetivo. Porém, em alguns casos, a contratação de especialistas para exercer as atividades esbarra em elevados custos de pessoal… Além de contribuir para um aumento de seu quadro de funcionários e a folha de pagamento.
Esse cenário acaba deixando a empresa com uma estrutura mais lenta e pesada, impactando diretamente em seus resultados. Aspectos avaliados em empresas com dificuldades de otimizar processos normalmente estão relacionados a certos fatores, por exemplo:
- Trabalhar com custos mais justos e mão de obra mais qualificada;
- Suportar o crescimento da empresa com uma estrutura de controles adequada a esse objetivo;
- Manter controles de pessoal e de atividades para cumprir exigências legais e trabalhistas;
- Manter a melhoria contínua de sua produtividade;
- Preocupar com investimento em equipamentos e em programas de sistemas atualizados;
- Observar inconsistências de informações e demora em suas obtenções;
- Ter uma estrutura menos flexível para atender demandas específicas;
- Apresentar restrições quanto a horários e quanto à disponibilidade de profissionais.
Portanto, contar com uma contratação de serviços de BackOffice permite deixar a estrutura mais leve. Isso em razão de contar com especialistas nos seus processos, além de eliminar custos com controles de pessoal.
Os principais indícios que levam à terceirização de serviços de BackOffice
A percepção das necessidades de revisão da estrutura e de novos formatos de serviços de BackOffice estará mais efetiva se forem considerados os indícios com mais profundidade e que levam a uma certeza de que algo deve mudar.
A seguir, apresentamos 9 indícios que devem ser identificados para optar pela terceirização de serviços de BackOffice:
1. Melhorias nas obtenções de informações
As informações confiáveis, obtidas de forma rápida e de preferência em tempo real, são uma das maiores preocupações dos gestores. Isso para que eles exerçam um modelo de gestão de qualidade e que traga resultados para as empresas.
A terceirização de serviços de BackOffice assegura que as informações serão disponibilizadas com qualidade e em tempo adequado para que possam ser usadas da melhor maneira pelos gestores da empresa.
Isso ocorre porque as empresas que oferecem os serviços de BackOffice mantêm em seus quadros equipes qualificadas e com sistemas de última geração, investindo sempre na melhoria da coleta e do tratamento de dados.
Essas práticas mantêm a segurança e a rapidez nas informações, eliminando intermináveis prazos de conciliações de dados e emissão de informações com pouca assertividade.
São esses os fatores mais importantes que um gestor prioriza quando solicita informações para serem analisadas e adotadas práticas adequadas de gerenciamento do negócio.
2. Buscar a melhor produtividade
Empresas devem perseguir obstinadamente a melhor produtividade possível para otimizar seus resultados. Porque empresas mais enxutas e bem estruturadas tem maior facilidade para escalar suas operações.
Empresas de serviços de BackOffice executam suas rotinas com uma seleção de profissionais especializados, sempre investindo em seus treinamentos.
Tais padrões identificados nessas atividades trazem retornos substanciais para garantir que a produtividade seja a melhor possível, pois as tarefas não exigirão custos com retrabalho e atrasos em suas conclusões.
Normalmente boas empresas de serviços de BackOffice possuem estruturas bem definidas. Com o estabelecimento de responsabilidades e integrações adequadas para a realização de seus processos.
Buscando sempre a maior eficiência para atender os clientes, o impacto na produtividade estará contemplado e assim as empresas poderão contar com esse diferencial em sua formação de preços e de ganhos.
3. Reduzir custos
A necessidade de reduzir custos requer das empresas trabalhar com quadros de pessoal enxutos. Pois, muitas vezes, impactam em seus resultados, por ter de contar com sobrecargas de processos e de atividades.
Em terceirização de serviços de BackOffice, essa preocupação deixa de existir, pois são disponibilizados os recursos humanos adequados à realização das atividades e ao cumprimento dos prazos acordados com seus clientes.
O custo de pessoal é diluído pelo valor da contratação da terceirização e ele se torna bem menor. Inclusive por eliminar diversas necessidades de controles no Recursos Humanos da empresa.
Esse fator remete a um ganho adicional que é usar a expertise de RH para a melhoria da capacitação dos colaboradores, além de traçar estratégias de sucessão e de identificação de talentos.
Todos são fatores que impactam na competitividade da marca perante a concorrência.
4. Maior competitividade
Com maior qualificação de quadros, os serviços de BackOffice terceirizados contribuem para melhorar a consolidação da marca perante a concorrência.
Essa constatação é possível ao se observar o cuidado com treinamento e contratação de profissionais especializados mais adequados que esse tipo de empresa apresenta.
Assim, os resultados obtidos são efetivamente melhorados e as empresas se beneficiam desse processo.
Com uma vantagem de nunca interromper a qualidade dos serviços fornecidos a seus clientes, por terem uma estratégia de gestão de pessoas que mantém sempre opções de contar com substitutos sem comprometer a qualidade dos serviços praticados.
Investir na melhor mão de obra não é fácil para as empresas que recorrem à terceirização, pois esse processo envolve tempo e investimentos no desenvolvimento de especialistas. Por isso, a vantagem de contar com a terceirização para esses casos também.
5. Melhoria no uso de recursos tecnológicos
As empresas necessitam investir em novas tecnologias e recursos de sistemas para se manterem competitivas no mercado.
Essa necessidade representa altos valores a serem direcionados para o dimensionamento necessário das suas atividades. Sendo que são necessários investimentos bastante significativos constantemente nessa área.
E por que a terceirização de serviços de BackOffice é tão necessária? Ela elimina a necessidade de investimentos consideráveis em sistemas de controles e de apuração de informações.
São investimentos feitos de maneira constante para manter a qualidade de seus serviços. Onde equipes especializadas em avaliar as melhores opções passam a atender as necessidade operacionais do negócio.
Essa situação permite que as empresas que contam com terceirizações desse tipo possam reduzir seus investimentos nessa área e direcionar para centralizar em atividades de melhorias de gestão e de planejamentos estratégicos, trazendo maior ganho ao negócio, com menores custos.
6. Contar com profissionais especializados
Uma grande dificuldade das empresas é a busca de pessoal especializado e, muitas vezes, são utilizadas alternativas de pessoal próprio que possa ser treinado, na maioria dos casos, de forma equivocada, com o aprendizado na prática.
A terceirização de serviços de BackOffice permite que se contem com os profissionais mais qualificados e que têm treinamento integral para assumirem suas atividades.
Contam com uma estrutura consolidada de oferta de pessoal adequado para as demandas que surgem, podendo trabalhar com mais efetividade para a busca dos resultados desejados.
Normalmente as empresas não conseguem reter seus talentos. Quando isso acontece, todo o investimento na qualificação e na formação de pessoal se perde e vai para outras empresas. Sendo que, na maioria das vezes, não ocorrem processos de qualificação de pessoal para suprir essas situações.
Esse fator acaba impactando no processo de busca por melhores resultados.
7. Maior foco na gestão estratégica da empresa
Empresas que acabam usando gestores para a solução de problemas operacionais estão deixando de recorrer ao que esse pessoal qualificado pode oferecer e, assim, perdendo oportunidades de crescimento.
Quando se contratam serviços de BackOffice, toda a preocupação com rotinas e controles administrativos e de apoio passa a ser executada por essa empresa, liberando os gestores para atuarem na visão estratégica e no desenvolvimento de novos negócios.
Esse é um ganho considerável com a terceirização que pode auxiliar as empresas a darem uma guinada em seus negócios, pois estarão focando na melhoria de negócios e ganhos consideráveis para consolidar e para ampliar a atuação da marca.
8. Ganhos de níveis de serviço
As empresas normalmente não conseguem definir seus SLA – Service Level Agreement – com a qualidade desejada para atender a suas necessidades. Esses indicadores podem não ser cumpridos e normalmente não são cobrados.
Numa estratégia de terceirização de serviços de BackOffice, são estabelecidos acordos de níveis de serviços (SLA’s). Essas SLA’s são previstas em contrato para garantir o cumprimento do serviço em determinada qualidade. Caso não cumprimento, o contratante estará protegido e, dependendo do caso, poderá recolher multa do contratado.
Essa é uma excelente forma de resguardar ambas as partes e fazer cumprir prazos com muito mais assertividade.
Tais situações impactam diretamente na melhoria de processos e na obtenção de informações. Isso impacta nos resultados da empresa de forma bastante importante.
9. Manter uma parceria de qualidade e de eliminação de riscos
A preocupação com o monitoramento de riscos e a melhoria da segurança dos processos é um dos objetivos das empresas e muitas não conseguem exercer uma ação efetiva para, pelo menos, mitigar seus riscos.
A terceirização de serviços de BackOffice permite passar a contar com uma estrutura mais preparada e ajustada para o controle de situações de riscos.
O primeiro fator a ser considerado é a redução de riscos com pessoal. Porque a terceirização elimina uma parcela significativa de pessoal próprio e isso tem impacto direto com os custos de pessoal.
Quanto aos demais processos, ocorrem ganhos! Pois todos os processos são monitorados e geridos pela empresa parceira. Dessa forma, uma atividade de controle a menos para empresa que recorre a esses serviços.
Obtém-se ainda uma melhoria de controles com os investimentos em novas tecnologias e em sistemas que reduzem os riscos.
Considerações finais sobre quando recorrer a serviços de BackOffice
A terceirização de serviços de BackOffice é uma excelente forma de ganhos operacionais e de produtividade para as empresas. Afinal, mantém a qualidade de atendimento de alto padrão, além de eliminar controles de pessoal e de gestão nessa área.
Além disso, o processo representa um ganho na gestão estratégica da empresa. Pois, por meio de serviços de BackOffice, é possível que sejam envidados maiores esforços para a avaliação de ações voltadas à consolidação da marca e de suas possibilidades de alavancagem dos negócios.
Maxx Service Performance tem expertise na terceirização de serviços de BackOffice, com a formação de diversas parcerias de sucesso no mercado, relacionadas aos mais diversos segmentos empresariais.
Estamos prontos a ouvir as necessidades de novos parceiros. Para isso, é importante que sua empresa entre em contato conosco. Dessa forma, poderá nos conhecer melhor e esclarecer todas as dúvidas sobre as soluções que oferecemos.
