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Atualmente, a informação é bem de extremo valor, sendo indispensável para as empresas contar com uma gestão de documentos adequada.
Por outro lado, gerir a documentação internamente pode representar gasto de tempo dos colaboradores em atividades que não são foco do negócio.
Nesse contexto, a terceirização de processos deve ser vista como um investimento, com resultados no curto, médio e longo prazo.
“Em um ambiente tão desafiador, o papel do gestor exige criatividade na redução de custos, onde nem sempre demitir pessoal é a solução.”
Max Gehringer
A sociedade passa por grandes transformações ao longo dos últimos anos, já que vivemos na era da tecnologia e da informação. Atualmente, há grande volume de informações, que transitam rapidamente, seja no ambiente interno ou externo das organizações.
A fim de gerar diferencial competitivo, um bom gestor deve entender que tão importante quanto ter a informação é gerenciá-la adequadamente. A empresa precisa saber como otimizar o uso das informações para apoiar as decisões estratégicas e atingir resultados esperados.
Fazer a gestão da informação pode ajudar na projeção e recuperação das vendas, na redução de custo e no tempo, ou seja, no sucesso financeiro da sua empresa.
Terceirizar a gestão de documentos é solução para quem?
A terceirização de serviços de armazenamento e gestão de documentos é uma solução interessante para pequenos e grandes negócios. Essas atividades de suporte, realizadas por equipe interna, atrapalham a produtividade de processos-chave. Quando as equipes são enxutas, o desperdício de tempo em atividades secundárias pode ser o motivo de maus resultados.
Quais os ganhos da terceirização desses processos?
Empresas que, além de armazenar, são especializadas em gerenciar documentação apresentam bom custo benefício. Nos dias atuais, os espaços comerciais estão cada vez mais caros. Ademais, muitas vezes, a área para arquivo é maior do que aquela necessária às operações. Assim, terceirizar a gestão de documentos é solução para falta de espaço e necessidade de redução de custos.
Com a economia gerada, é possível investir em outras áreas, em novos produtos e na expansão da empresa. Segundo a última pesquisa da FGV, a confiança empresarial está em alta, o que significa dizer que os empresários estarão dispostos a fazer novos investimentos. Quando as oportunidades surgirem, é preciso estar preparado!
Contudo, para alcançar os ganhos da terceirização da gestão de documentos, devem-se tomar alguns cuidados. É indispensável a escolha criteriosa do parceiro responsável pela sua implantação. Afinal, a gestão correta da informação da sua empresa é crucial para garantir competitividade no mercado.
A MAXX é especializada em gestão de processos e pessoas. Seja para organizações com grande volume de papel ou para as que pretendem usar apenas documentos eletrônicos, temos a solução adequada. Saiba como podemos auxiliar a sua empresa na gestão de documentos.
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