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Produtividade, segurança e economia são os principais benefícios trazidos pela Gestão de Documentos eficiente e eficaz. Sua função primordial é administrar a documentação durante seu ciclo de vida, desde a criação até a eliminação.
É visto que, na era do conhecimento, as empresas passam a reconhecer a informação como um bem valioso. Nesse sentido, a melhoria do desempenho organizacional depende também de boa gestão da informação. Assim, as empresas não podem mais ignorá-la e deixar de usá-la a seu favor.
Segundo a AIIM (Associação Internacional para Gerenciamento de Informações e Imagens), 95% das informações que trafegam no mundo estão em papel. Esse dado, além de sinalizar negativamente o uso irracional da matéria-prima no contexto global, reflete o status da gestão corporativa quanto aos métodos de gerenciamento das informações – procedimentos de consulta e armazenagem do conteúdo.
Sabe-se que as empresas lidam com grande volume de documentos que, muitas vezes, não podem ser descartados. No entanto, essa documentação deve ser gerida de maneira que atenda às necessidades funcionais, legais e financeiras da organização. Perante um panorama de instabilidade econômica, é preciso planejar e otimizar processos internos, garantindo alta eficiência e produtividade.
O departamento de Recursos Humanos de pequenas, médias e grandes empresas, por exemplo, gera e retém alto volume de documentos por longos períodos. Em virtude disso, além de necessitar de profissionais de recrutamento, seleção e desenvolvimento de talentos, precisa do suporte de empresas para a gestão de documentos e informações.
Nesse contexto, apontaremos os principais ganhos de adotar uma boa gestão de documentos. Confira!
Produtividade
É inegável que a rotina profissional ganha agilidade e simplicidade com o armazenamento eletrônico de documentos. Uma vez que a possibilita substituir o papel por um arquivo digital, lidar com informações torna-se menos trabalhoso. A digitalização permite acessar documentos por meio de um dispositivo eletrônico de qualquer área da empresa (ou fora dela). Dessa forma, cada profissional diminui o tempo de execução de seus tarefas.
Digitalizar documentos permite que diferentes áreas da empresa acessem e compartilhem conteúdos. Junto a isso, os espaços utilizados passam a ser mais organizados. Como resultado, as tratativas documentais ganham velocidade, desde o arquivamento até a consulta.
Porém, digitalizar e armazenar arquivos na nuvem aleatoriamente não é o bastante. Deve-se, ainda, definir um procedimento de gestão adequado à realidade da empresa. Tal procedimento definirá fluxos, necessidades de conversões em formatos específicos, metodologia de indexação e recuperação, dentre outros. Nesse momento, poderá ser necessário o apoio de fornecedores especializados em ferramentas de gestão de documentos.
Segurança
O extravio e o descarte incorretos de documentos colocam em risco o seu negócio e do seu cliente. A GED (Gestão Eletrônica de Informação/Documentos) evita a perda de arquivos e a falsificação de dados, oferecendo ao gestor controle de qualquer alteração.
Economia
Com um processo de gestão de documentos sistematizado, a economia alcança diversas esferas na empresa. Além de economizar com a diminuição do espaço físico para armazenamento, é possível reduzir custos com o consumo de papel.
Nos diversos setores da organização, muitas vezes pode-se diminuir o consumo de papel. Ao realizar um bom diagnóstico, podem-se definir tarefas em que a impressão é dispensável. Assim, com etapas bem planejadas, reduz-se a necessidade imprimir determinados documentos.
Além dos benefícios para a empresa, toda a sociedade ganha com gestão eletrônica de documentos. Um processo bem feito ajuda a reduzir o consumo de recursos naturais para a fabricação de papel para impressão. Junto a isso, pode ser uma medida contra a poluição, visto que processos que criam menos documentos físicos geram menos resíduos.
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