Aprenda como organizar tarefas e cumpra seus prazos na empresa!

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Em um mercado cada vez mais instável e competitivo, manter o crescimento orgânico é um grande desafio. Nesse contexto, saber como organizar tarefas torna-se uma enorme vantagem em relação aos concorrentes.

Além de entregar produtos e serviços de qualidade e dentro do prazo, fidelizar os clientes e atingir as metas preestabelecidas, é preciso pensar em estratégias que aumentem o lucro, a eficiência dos processos e, claro, a produtividade da equipe. 

A tendência é que as demandas cresçam ainda mais, independentemente do porte da empresa.

Neste post, apresentamos o que você pode fazer para estar preparado e cumprir todos os seus prazos no dia a dia corporativo. Boa leitura!

1. Descubra como utilizar seu tempo

Você sabe quanto tempo gasta em suas atividades? Muitas pessoas perdem o controle ao não identificar exatamente os períodos que dedicam a cada tarefa.

Com isso claro, é possível se planejar, reduzir a correria e utilizar melhor os horários disponíveis.

Tente cronometrar o tempo aplicado em tarefas, seja com um simples relógio de celular, seja com um aplicativo. Assim, você poderá estabelecer parâmetros e otimizar a sua rotina. 

2. Hierarquize tarefas

No dia anterior ou no início da manhã, revisite todas as tarefas que você deve realizar e as coloque em ordem.

Classifique as atividades por importância e urgência, com base nos prazos e nas circunstâncias.

No mais, quaisquer ações que exijam menos de três minutos para serem executadas podem (e devem) ser realizadas na medida em que surgirem.

Organize as atividades de acordo com a etapa em que elas estão, por exemplo: tarefas acumuladas, em andamento e concluídas.

Ao manter uma hierarquia sempre em vista, você diminui a chance de que as informações se percam.

3. Comunique-se com sua equipe

Realizar reuniões semanais com o time completo, em um horário no qual todos estejam disponíveis, é fundamental para integrar as pessoas e identificar as demandas da área.

Isso ajuda a estabelecer as responsabilidades de cada um, criar um fluxo de informação entre a equipe e verificar onde é possível melhorar os processos e, em alguns casos, aliviar a agenda de um ou outro colaborador.

Lembre-se de que terceirizar as tarefas ou pedir ajuda é preferível a não entregar nada ao cliente no fim do dia.

4. Responda às perguntas do 5W2H

Você, provavelmente, já ouviu falar da metodologia 5W2H, uma checklist das atividades que precisam ser desenvolvidas de forma eficiente.

O sistema permite um mapeamento estratégico, estabelecendo:

  • o que será feito (what);
  • o motivo (why);
  • quem fará o quê (who);
  • o período de tempo (when);
  • a área da empresa (where);
  • o modo como será realizado (how);
  • quanto custará (how much).

Colocar o passo a passo em prática é uma excelente maneira de organizar tarefas e ganhar agilidade nos processos.

5. Evite interrupções

Deixar o e-mail aberto e responder mensagens sempre no momento em que chegam faz com que a produtividade diminua drasticamente.

Afinal, isso aumenta o número de interrupções no seu dia e faz com que você deixe tarefas mais importantes de lado.

Nesse sentido, uma boa dica é estabelecer um limite (a cada hora, por exemplo) para visualizar e responder os e-mails que chegaram.

Outros fatores que interrompem as atividades e fazem perder tempo são: acessar as redes sociais a cada segundo, checar as mensagens no celular com frequência e não saber dizer “não”.

Você deve sempre se lembrar que é apenas um e que deve focar no planejamento estabelecido para entregar tudo dentro do prazo.

Pequenas mudanças no dia a dia podem impactar positivamente a empresa. Saber organizar tarefas também.

Como pudemos observar neste artigo, a iniciativa é de extrema importância para aumentar a produtividade, o lucro e a eficiência operacional, sendo estratégica para manter a vantagem competitiva.

Gostou do nosso artigo? Então, deixe um comentário no post e nos conte como você faz para organizar tarefas!

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